Politika zasebnosti

OSNOVNE INFORMACIJE

 

Upravljavec podatkov in zakonski okvir

 

Upravljavec podatkov je ARMAL d.o.o. s sedežem v Samoboru, Bobovica 8/A, OIŠ: 02300129401 (v nadaljevanju: ARMAL ali upravljavec)

Upravljavec podatkov se zavezuje varovati vaše osebne podatke. Zbiranje in shranjevanje podatkov se izvaja v skladu z določbami Uredbe EU 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: Uredba), Zakona o izvajanju Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov (NN 42/2018) in drugih predpisov, ki urejajo zadevno področje in se uporabljajo v Republiki Hrvaški.

 

Področje uporabe

 

Ta Politika velja za kakršno koli obdelavo osebnih podatkov, ki jo ARMAL izvaja kot upravljavec podatkov, razen če ni drugače določeno v drugi politiki ali drugem dokumentu upravljavca za določeno posamično obdelavo. Vsekakor se za kakršno koli obdelavo osebnih podatkov brez izjeme uporabljajo osnovna načela obdelave osebnih podatkov, kontaktni podatki pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov in druge določbe, določene v splošnem delu te Politike, ne glede na to, ali je taka obdelava posebej opredeljena v posebnem delu te Politike. V posebnem delu Politike so podrobneje opisani posebni primeri obdelave podatkov, ki pomenijo glavnino vseh obdelav s strani upravljavca.

 

Pooblaščenec za varstvo osebnih podatkov

 

ARMAL je imenoval pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov, ki ga lahko kadar koli kontaktirate na e-naslov zop@armal.hr oziroma po pošti na naslov ARMAL

  • s sedežem v Samoboru, Bobovica 8/A, OIŠ: 02300129401 – za pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov, za vprašanja v zvezi z varstvom osebnih podatkov in za uveljavljanje vaših pravic, zajamčenih z Uredbo.

Vse zahteve, ki niso povezane z varstvom osebnih podatkov in bodo poslane na naslov pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov, npr. ponudbe kandidatov za zaposlitev ali vprašanja v zvezi s spletno trgovino, bodo posredovane pristojnim oddelkom v podjetju ARMAL brez posebnega odgovora pošiljatelju s strani pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov.

 

Načela varstva osebnih podatkov

 

ARMAL posebno pozornost posveča spoštovanju načel obdelave podatkov kot osnovnih vrednot, ki jih je treba spoštovati v celotnem ciklu obdelave osebnih podatkov, od njihovega zbiranja do njihovega uničenja ali drugega prenehanja obdelave. ARMAL obdeluje podatke:

 

  • Zakonito – obdelava bo mogoča, če je dovoljena z zakonom, in to v mejah, ki jih zakon dopušča.
  • Pošteno – treba je spoštovati posebnosti vsakega razmerja, uporabiti vse ustrezne ukrepe za zaščito osebnih podatkov in zasebnosti na splošno ter ne preprečevati posamezniku uveljavljanja njegovih pravic.
  • Transparentno – obveščati posameznike o obdelavi njihovih osebnih podatkov. Od samega zbiranja podatkov, ko so posamezniki obveščeni o vseh vidikih obdelave podatkov, do prenehanja obdelave podatkov je posameznikom zagotovljen preprost in hiter dostop do njihovih lastnih podatkov, kar vključuje možnost vpogleda in pridobivanja kopije v skladu z določbami Uredbe. Nekatere informacije se lahko omejijo le, kadar to zahteva zakon ali kadar je to potrebno za zaščito tretjih oseb.
  • Ob omejitvi namena – osebni podatki se obdelujejo za tiste namene, za katere so bili zbrani, za druge namene pa se lahko obdelujejo le, če so za to izpolnjeni pogoji iz Uredbe. Podatki se lahko obdelujejo za ustrezne namene samo ob upoštevanju (a) kakršne koli povezave med namenom zbiranja osebnih podatkov in namenom nadaljevanja obdelave; (b) konteksta, v katerem so bili zbrani osebni podatki, zlasti glede razmerja med posameznikom in upravljavcem; (c) narave osebnih podatkov, zlasti ali se posebne kategorije osebnih podatkov obdelujejo v skladu z 9. členom Uredbe ali osebni podatki v zvezi s kazenskimi obsodbami in kaznivimi dejanji iz 10. člena Uredbe; (d) možnih posledic nameravanega nadaljevanja obdelave za posameznike; in (e) obstoja ustreznih zaščitnih ukrepov.
  • Ob omejitvi hrambe – shranjevanje podatkov v obliki, ki omogoča identifikacijo posameznika le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo, in dlje le, če to dovoljuje Uredba.
  • Ob zmanjšanju količine podatkov – obdelovanje samo tistih podatkov, ki so ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo. Še posebej smo pozorni, da ne zbiramo podatkov, za katere ne obstaja upravičena potreba po obdelavi.
  • Ob upoštevanju točnosti – upoštevanje točnosti in ažurnosti podatkov ter brisanje netočnih podatkov v okviru možnosti.
  • Ob zagotavljanju celovitosti in zaupnosti – zagotavljanje ustrezne varnosti osebnih podatkov, vključno z zaščito pred nepooblaščeno ali nezakonito obdelavo in pred nenamerno izgubo, uničenjem ali škodo z uporabo ustreznih tehničnih ali organizacijskih ukrepov. Ustrezni ukrepi se uporabljajo ob upoštevanju tveganja posamezne vrste obdelave podatkov.

 

Zakonitost obdelave osebnih podatkov

 

Za spoštovanje zakonitosti obdelave osebnih podatkov ARMAL osebne podatke obdeluje le, če je izpolnjeno vsaj eno od naslednjega:

  • Obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; to je najpogostejši namen obdelave podatkov posameznikov, kjer je temelj obstoječe pogodbeno razmerje ali pogodbeno razmerje, ki ga želimo doseči.
  • Obdelava je potrebna za izpolnitev zakonskih obveznosti upravljavca podatkov. Upravljavec kot pravna oseba ima številne obveznosti, ki jih predpisujejo različni predpisi. Te obveznosti zajemajo zbiranje, pogosto pa tudi dostavo podatkov državnim organom.
  • Obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ob upoštevanju razumnih pričakovanj posameznikov, ki temeljijo na njihovem razmerju z upravljavcem podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Pri uporabi te pravne podlage ARMAL ocenjuje, da je obdelava primerna poslovnim potrebam, da je čim manj invazivna in da interesi posameznikov ne presegajo zakonitih interesov podjetja ARMAL ali tretje osebe. Primeri takšne obdelave so obdelava za administrativne namene, namen vzdrževanja varnosti računalniških omrežij, namen neposrednega trženja, izboljšanje našega poslovanja. Posameznik ima v takšnih situacijah vedno pravico, da ugovarja takšni obdelavi.
  • Obdelava je potrebna, da bi se zaščitili ključni interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki ali druge fizične osebe. Pravica do varstva osebnih podatkov ni absolutna pravica in podjetje ARMAL jo v skladu z načelom sorazmernosti enači z drugimi temeljnimi pravicami. ARMAL priznava možnost, da je v nekaterih primerih treba obdelati osebne podatke, da bi zaščitili ključne interese posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki ali druge fizične osebe.
  • Posameznik je dal privolitev za obdelavo svojih osebnih podatkov za enega ali več posebnih namenov. Pri obdelavi osebnih podatkov na podlagi privolitve ARMAL še posebej skrbi, da gre za situacije, v katerih ni formalnih ali neformalnih posledic za dajanje, zavrnitev ali kratenje privolitve. Kadar obdelava temelji na privolitvi, jo lahko posameznik kadar koli prekliče brez negativnih posledic. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

V nekaterih izrednih razmerah lahko ARMAL obdeluje podatke, ki se v običajnih razmerah ne bi obdelovali, na primer zbiranje podatkov na podlagi priporočil Hrvaškega zavoda za javno zdravje v primeru epidemij in podobno.

 

Vrste osebnih podatkov, ki se obdelujejo

 

Posebne vrste osebnih podatkov: posebne vrste osebnih podatkov se obdelujejo le, če so izpolnjeni pogoji iz 9. člena Uredbe. Na prime ARMAL obdeluje podatke zaposlenih, ki spadajo v posebne vrste osebnih podatkov, kot so podatki o verskem ali filozofskem prepričanju (na primer pri uveljavljanju pravic do dodatnih dela prostih dni za verske praznike, če je posameznik prostovoljno razkril takšne podatke za naveden namen) ali podatki v zvezi z zdravjem (na primer glede posebnih predpisov o varstvu pri delu ali vodenja evidence o zaposlenih ali kadar so za določena dela zahtevana posebna potrdila o zdravstvenem stanju ipd.)

Podatki o kazenskih obsodbah in kaznivih dejanjih: kadar za to obstaja zakonsko pooblastilo, ARMAL obdeluje tudi osebne podatke, ki se nanašajo na kazenske obsodbe in kazniva dejanja, kot so potrdila o nekaznovanosti za zaposlene.

Osebni podatki, ki ne spadajo v omenjeni dve skupini: takšni osebni podatki sestavljajo največji del obdelanih podatkov, to pa so najpogosteje identifikacijski in kontaktni podatki, kot so ime in priimek, EMŠO, podatki, nastali na podlagi gibanja v prostoru pod video nadzorom.

Večino osebnih podatkov, ki jih zbira ARMAL, posredujejo posamezniki sami, in prosimo, da ne posredujete občutljivih informacij (npr. podatkov o rasnem ali etničnem poreklu, političnem mnenju, verskem ali filozofskem prepričanju itd.), kadar to ni potrebno. Če pa kljub temu iz kakršnega koli razloga posredujete občutljive podatke, obenem izrecno soglašate z zbiranjem in uporabo teh informacij na načine, opisane v tej Politiki, ali na način, opisan v času razkritja teh informacij.

 

Prenos podatkov tretjim osebam

 

ARMAL osebne podatke deli s tretjimi osebami le, kadar je to predpisano z zakonom in/ali dovoljeno v skladu z načelom ustrezne ravni varstva človekovih pravic in temeljnih svoboščin posameznika, na primer:

  • podatki o zaposlenih se pošiljajo pristojnim zavodom: Hrvaškemu zavodu za pokojninsko zavarovanje, Hrvaškemu zavodu za zdravstveno zavarovanje, Davčni upravi, bankam v okviru izplačila plač, upnikom v skladu s predpisi o izvršbi, poslovnim subjektom za namen zagotavljanja posebnih storitev kot npr. storitve zdravstvenih pregledov zaposlenih (pogodbena medicina dela), institucijam, ki organizirajo zakonsko obvezna usposabljanja (varstvo pri delu) ali revizijskim družbam pri izvajanju obveznega revidiranja, notarjem v primeru overitev, Finančni upravi za potrebe pridobivanja poslovnih certifikatov, za namene dodelitve in uporabe službenih kartic, službenih mobilnih naprav ali kartic za nakup goriva ipd.;
  • poslovnim partnerjem, ki ponujajo storitve IT, ki jih hranijo v svojih zbirkah podatkov ali imajo možnost vpogleda v osebne podatke do zaključka obdelave;
  • poslovnim partnerjem, ki opravljajo logistične in prevozne storitve ter storitve dostave in/ali partnerjem serviserjem in monterjem;
  • ponudnikom storitev in sodelavcem s področja trženja in promocije, ki delujejo kot naši obdelovalci osebnih podatkov.

V primerih, ko obdelavo osebnih podatkov izvajajo partnerji podjetja ARMAL kot obdelovalci podatkov, ima ARMAL z njimi sklenjene pogodbe v skladu z Uredbo, v katerih je podrobno predpisano ravnanje z osebnimi podatki, zato brez našega naloga niso pooblaščeni za obdelavo vaših osebnih podatkov in njihovo posredovanje tretjim osebam. Če v okviru obdelave podatkov pride do prenosa podatkov v tretje države, ARMAL zagotavlja skladnost z visokimi standardi zaščite, da bi bili izpolnjeni najvišji možni standardi varstva osebnih podatkov v skladu s strogimi zahtevami Uredbe.

 

Čas hrambe podatkov

 

Podatki posameznikov se obdelujejo in hranijo v skladu z veljavnimi zakonskimi predpisi, kadar je predpisana obveznost hrambe (na primer: osnova za izdajo računov se hrani 10 let), v primerih, ko podjetje ARMAL samo določa rok hrambe, se podatki hranijo toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo, ob upoštevanju namena obdelave, zakonitih interesov podjetja ARMAL in interesov posameznikov po izbrisu podatkov.

 

Pravice posameznikov

 

Ne glede na podlago za zbiranje podatkov lahko posamezniki v mejah, ki jih predpisuje Uredba, brezplačno uveljavljajo naslednje pravice:

Pravica do obveščenosti: posameznik, na katerega se nanašajo podatki, ima pravico biti obveščen o obdelavi in njenih namenih. ARMAL bo posameznikom zagotovil vse informacije, potrebne za zagotavljanje poštene in pregledne obdelave, ob upoštevanju konteksta obdelave.

Pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«): posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da podjetje ARMAL brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, v skladu s pogoji Uredbe. V ta namen nam kot upravljavcu osebnih podatkov pisno pošljite svojo zahtevo, vključno z elektronsko obliko sporočila. Upoštevajte, da mora biti v zahtevi določeno, kaj konkretno naj bo izbrisano, glede na to, da lahko vaše podatke hranimo zaradi različnih pravnih razlogov, na primer posameznik je lahko naš kupec in obenem kandidat za zaposlitev. Imate pravico zahtevati izbris osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas, če je izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

  • vaši osebni podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali obdelani;
  • preklicali ste privolitev, na podlagi katere poteka obdelava in kadar za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga;
  • vložili ste ugovor za obdelavo vaših osebnih podatkov in za obdelavo ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi;
  • osebni podatki so bili obdelani nezakonito;
  • osebne podatke je treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti.

V nekaterih primerih zahteve za izbris ne bo mogoče v celoti izpolniti, na primer, kadar obstaja zakonska obveznost hrambe, kadar je zakoniti interes upravljavca podatkov močnejši od interesa posameznika, kadar obstaja interes upravljavca za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Pravica do dostopa do podatkov: ARMAL bo na zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotovil potrdilo, ali se njegovi osebni podatki obdelujejo, če se takšni podatki obdelujejo, bo omogočil dostop do osebnih podatkov in namena obdelave, kategorij podatkov, potencialnih uporabnikov, ki jim bodo osebni podatki razkriti, in do drugih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico prejeti tudi kopijo osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Dostop do osebnih podatkov je lahko omejen samo v primerih, ki so predpisani z zakonom oziroma kadar takšna omejitev spoštuje bistvo temeljnih pravic in svoboščin drugih.

Pravica do popravka: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da podjetje ARMAL brez nepotrebnega odlašanja popravi nepravilne podatke v zvezi z njim. Glede na namen obdelave ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico zahtevati dopolnitev svojih netočnih oziroma nepopolnih osebnih podatkov. V ta namen nam kot upravljavcu osebnih podatkov pisno pošljite svojo zahtevo, vključno z elektronsko obliko sporočila. Upoštevajte, da mora biti v zahtevi določeno, kaj konkretno v podatkih ni točno, popolno ali posodobljeno in v kakšnem smislu bi navedeno bilo treba popraviti, obenem pa v podporo tem navedbam predložite potrebno dokumentacijo.

Pravica do prenosljivosti podatkov: Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da prejme osebne podatke v zvezi z njim v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki v skladu z zahtevami Uredbe.

Pravica do ugovora: kadar ARMAL obdeluje podatke na podlagi svojih zakonitih interesov, ki prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, na podlagi razlogov, povezanih z njegovim posebnim položajem, pravico, da kadar koli ugovarja obdelavi osebnih podatkov v zvezi z njim.

Pravica do omejitve obdelave: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od podjetja ARMAL zahtevati uveljavitev pravice do omejitve obdelave v primeru, kadar oporeka točnosti osebnih podatkov, meni, da je obdelava nezakonita in nasprotuje izbrisu osebnih podatkov, namesto tega pa zahteva omejitev njihove uporabe in je posameznik vložil ugovor na obdelavo ter pričakuje potrditev, ali zakoniti razlogi upravljavca prevladajo nad razlogi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

V vsakem primeru imajo posamezniki pravico:

  • vložiti ugovor pooblaščencu za varstvo osebnih podatkov,
  • vložiti pritožbo pri nadzornem organu (Agencija za varstvo osebnih podatkov), če menijo, da so bile kršene njihove pravice glede varstva osebnih podatkov.

Vaš zahtevek v pisni obliki pošljite na naslov pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov: zop@armal.hr oziroma po pošti na naslov ARMAL d.o.o., Samobor, Bobovica 8/A, Republika Hrvaška – za pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov.

ARMAL ima kot upravljavec podatkov pravico do zaščite interesov upravljavca podatkov ter zaščite posameznikov, skladno s tem pa ima tudi pravico izvesti aktivnosti ugotavljanja identitete vlagatelja zahteve.

ARMAL na zahtevo zagotavlja informacije o opravljenih zadevah v zvezi z uveljavljanjem pravic posameznikov brez nepotrebnega odlašanja, v vsakem primeru pa v mesecu dni od prejetja zahteve. Ta rok se lahko po potrebi podaljša za dodatna dva meseca, glede na kompleksnost in število zahtev. ARMAL posameznike obvešča o vsakem takšnem podaljšanju v mesecu dni od dneva prejetja zahteve, skupaj z razlogi za podaljšanje.

Če posameznik vloži zahtevo po elektronski pošti, bo ARMAL po možnosti informacije posredoval po elektronski pošti, razen če posameznik zahteva drugače.

Reševanje zahtev posameznikov je na splošno brezplačno, če pa so zahteve posameznikov očitno neutemeljene ali pretirane, zlasti zaradi njihovega pogostega ponavljanja, ima ARMAL pravico zaračunati razumno pristojbino na podlagi upravnih stroškov ali zavrniti reševanje zahteve.

 

Viri osebnih podatkov

 

ARMAL dobiva osebne podatke najpogosteje od posameznikov. Ko kakor koli posredujete osebne podatke podjetju ARMAL (nakup blaga, prijava za delo …), zagotavljate, da so podatki, ki ste jih navedli, točni, da ste poslovno sposobni in pooblaščeni za razpolaganje z navedenimi podatki ter da se v celoti strinjate, da ARMAL uporablja in zbira vaše podatke v skladu s pozitivnimi predpisi in pogoji te Politike zasebnosti.

ARMAL prav tako prejema osebne podatke posameznikov od drugih fizičnih in pravnih oseb, na primer od poslovnih partnerjev, ki posredujejo osebne podatke in stike svojih zaposlenih za izpolnjevanje pogodbe. Ko kakor koli posredujete osebne podatke drugih oseb podjetju ARMAL, zagotavljate, da so podatki, ki ste jih priložili, točni, da ste poslovno sposobni in pooblaščeni za razpolaganje z navedenimi podatki ter da se posamezniki, katerih podatke posredujete podjetju ARMAL, strinjajo, da ARMAL uporablja in zbira njihove podatke v skladu s pozitivnimi predpisi in pogoji te Politike zasebnosti.

ARMAL v nekaterih primerih zbira podatke iz javno dostopnih virov, kadar je objava izvedena z namenom vzpostavitve stika za določen namen.

 

Tehnično in integrirano varstvo podatkov

 

ARMAL kot upravljavec podatkov skrbi za najvišje organizacijske in tehnične standarde varstva podatkov. Zato izvaja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za omogočanje učinkovitega uveljavljanja načela varstva podatkov.

ARMAL izvaja tudi ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zagotovitev, da se na celostni način obdelujejo samo tisti osebni podatki, ki so potrebni za vsak poseben namen obdelave. ARMAL ta ukrep uporablja za količino zbranih osebnih podatkov, obseg njihove obdelave, obdobje hrambe in njihovo razpoložljivost. Dostop do podatkov je omejen in ga imajo samo tisti zaposleni, ki podatke potrebujejo za opravljanje poslovnih dejavnosti.

 

Obravnavanje kršitev osebnih podatkov

 

ARMAL kot upravljavec podatkov zagotavlja, da v primeru kršitve osebnih podatkov nemudoma in, če je izvedljivo, najpozneje 72 ur po seznanitvi s to kršitvijo obvesti pristojni organ o kršitvi osebnih podatkov, razen če ni verjetno, da bi kršitev osebnih podatkov povzročila tveganje za pravice in svoboščine posameznikov.

Poročilo, ki ga prejme nadzorni organ, vsebuje vse informacije v skladu z Uredbo.

Pri kršitvi osebnih podatkov, ki bi lahko pomenila visoko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov, bo ARMAL kot upravljavec podatkov nemudoma obvestil posameznika o kršitvi osebnih podatkov. Včasih, kadar je tako predpisano z Uredbo, obveščanje posameznikov ni obvezno.

 

KANDIDATI ZA ZAPOSLITEV IN DELAVCI

 

Ta del Politike ureja varstvo osebnih podatkov predvsem v postopkih, povezanih z zaposlovanjem in delovnim razmerjem. V tem smislu so posamezniki predvsem nekdanji in sedanji delavci, iskalci zaposlitve, osebe na praksi (dijaki), strokovnem izpopolnjevanju, študentje, ki delajo na podlagi t. i. študentske pogodbe, štipendisti in druge osebe, katerih podatki se obdelujejo v delovnopravnih in podobnih razmerjih.

V obdelavi podatkov, povezanih z zaposlitvijo, ARMAL podatke obdeluje za naslednje namene: selekcija kadrov, sklepanje pogodb o zaposlitvi in podobnih pogodb, uveljavljanje materialnih in drugih pravic zaposlenih, izpolnjevanje pogodb, izobraževanje zaposlenih, obveščanje zaposlenih o procesih, pomembnih za opravljanje nalog, zaščita ljudi in premoženja (video nadzor in evidence prihodov in odhodov), varstvo podatkov in drugi nameni glede na potrebo.

Baza podatkov podjetja ARMAL o nekdanjih in sedanjih zaposlenih ter drugih osebah v delovnopravnih in podobnih razmerjih se vodi v posebni aplikaciji. Z nosilcem vzdrževanja in podpore aplikacije kot obdelovalcem osebnih podatkov je sklenjena ustrezna pogodba.

 

Selekcija kadrov

 

ARMAL kot potencialni delodajalec zbira, obdeluje in hrani podatke o kandidatih za zaposlitev na podlagi njihove prostovoljne prijave.

Podatke o kandidatih lahko ARMAL pridobi posredno, od domačih in tujih agencij za zaposlovanje, v tem primeru pa morajo te agencije kandidate obvestiti o obdelavi njihovih osebnih podatkov s strani podjetja ARMAL.

Kandidati pošljejo prijave za zaposlitev na podlagi objavljenih oglasov za delo ali kot odprte prošnje za zaposlitev.

Podatki kandidatov, ki pošiljajo odprte prošnje za zaposlitev, se hranijo v bazi podatkov kandidatov in se v enem letu izbrišejo.

Podatki kandidatov, ki se prijavijo na posamezno prosto delovno mesto, se v zbirki podatkov o kandidatih hranijo dva meseca po koncu razpisa in jih je mogoče hraniti do enega leta s posebej izrecnim soglasjem kandidata, ki ga lahko upravljavec podatkov zahteva v razpisu za delovno mesto.

ARMAL ima zakonit interes za uporabo pridobljenih e-naslovov, pa tudi drugih prejetih kontaktnih podatkov za stik s kandidati v zvezi z zaposlitvijo. Na primer, po prijavi lahko kandidati prejmejo samodejni odgovor, da je njihova prijava sprejeta in da bodo kontaktirani tisti kandidati, ki ustrezajo zahtevanim pogojem za posamezna delovna mesta. Kandidati lahko po prijavi prejmejo sporočilo na telefonsko številko s predlaganim terminom za razgovor, sporočilo, v katerem je navedena dokumentacija, ki je potrebna za zaposlitev, in podobno.

Shranjene podatke zagotavljajo kandidati sami, vendar ARMAL na podlagi zakonitega interesa zagotavljanja najboljših kandidatov ustvarja osebne podatke, povezane z dejavnostmi za zaposlitev, kot so rezultati razgovorov za delo, testiranja in ocene, ter osebne podatke zbira tudi od tretjih oseb, predvsem s preverjanjem podatkov, pridobljenih v postopku zaposlovanja tako, da kontaktira ustrezne tretje osebe (na primer: agencije za zaposlovanje, ponudnike izobraževanja in usposabljanja) ali z uporabo javno dostopnih virov.

 

Delovna razmerja in druga podobna razmerja

 

ARMAL kot delodajalec zbira, obdeluje in hrani vse podatke zaposlenih v bazi zaposlenih, ki se vodi v posebnem računalniškem programu in v fizičnih mapah zaposlenih. Podatki, ki se zbirajo, so navedeni v Pravilniku o vsebini in načinu vodenja evidence o zaposlenih, ki ga je objavilo ministrstvo, pristojno za delo in pokojninski sistem.

Potrebni podatki za sklenitev delovnega razmerja so običajno: kopija osebne izkaznice, kopija tekočega računa ali navodila za bančno izplačilo, kopija zaščitenega računa (če ga ima zaposleni), EMŠO, dokazilo o izobrazbi (kopija spričevala ali diplome), e-knjižica: potrdilo o pokojninskem stažu (pridobljeno pri ZPIZ ali prek storitve e-uprava), elektronski zapis obrazca davčne napovedi, t. i. obrazec PK (pridobiti na Davčni upravi ali prek storitve e-uprava, osebe, ki se prvič zaposlujejo, nimajo elektronske oblike obrazca davčne napovedi in ga morajo urediti v davčni upravi), rojstni list ali osebna izkaznica otroka, če je mlajši od 15 let.

Potrebni podatki za sklenitev študentskih pogodb so običajno: potrdilo fakultete o vpisu za tekoče leto kot dokazilo o statusu študenta ali kopija indeksa o vpisu v tekoče študijsko leto, kopija osebne izkaznice, potrdilo o vpisu v študentski servis (ne velja za vse študentske servise), ena fotografija ali X-ica, EMŠO.

Poleg teh podatkov lahko ARMAL v mapi zaposlenega hrani druge podatke, zbrane v postopku zaposlitve, pa tudi druge podatke, zbrane med trajanjem delovnega razmerja, določene v pravilnikih podjetja ARMAL (na primer nagrade, opomini, potrdila itd.).

Vsi podatki o zaposlenem se na dan zaposlitve shranijo v bazo podatkov o zaposlenih in se posodabljajo do prenehanja delovnega razmerja ter so shranjeni kot dokumentacija trajne vrednosti v skladu z ustreznimi predpisi.

ARMAL v svoji bazi podatkov hrani tudi podatke o drugih osebah, ki so v poslovnem razmerju, ki je primerljiv z delovnim razmerjem ali osebah na praksi in na strokovnem izpopolnjevanju, in sicer od začetka dela, jih posodablja in vodi do prenehanja dela, podatki pa so shranjeni v skladu z ustreznimi predpisi. Poseben primer so podatki dijakov na praksi, ki so lahko mladoletni, zato jim je namenjena posebna pozornost, in katerih podatki se po odobritvi šole in staršev zbirajo in hranijo v skladu s posebnimi predpisi.

Za hrambo podatkov o plačah in za plačilne liste veljajo posebni predpisi. Vsekakor veljajo za vse zaposlene in druge osebe, ki so v poslovnem razmerju, ki je primerljivo z delovnim razmerjem, ali osebe na praksi in strokovnem izpopolnjevanju vse pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

ARMAL kot upravljavec podatkov lahko uporablja tudi storitve različnih obdelovalcev, ki lahko obdelujejo podatke o zaposlenih in izvajajo določene vrste obdelave za upravljavca na podlagi pogodbe (npr. računovodski servisi itd.). V tem primeru bo upravljavec s svojim obdelovalcem določil vse osnovne elemente takšne obdelave s posebno pogodbo o obdelavi, v skladu z Uredbo.

 

VIDEO NADZOR

 

ARMAL ima kot upravljavec podatkov zakoniti interes izvesti ukrepe video nadzora za zaščito ljudi in premoženja. ARMAL na predpisan način označuje vsa mesta, kjer je nameščen video nadzor.

ARMAL se zaveda, da videoposnetki vsebujejo osebne podatke vseh oseb, ki se gibajo v dometu kamere (kupci, zaposleni, poslovni partnerji in drugi), ter jih zato še posebej skrbno hrani, ima urejen sistem varnosti, dostopnosti ter politiko njihovega izbrisa, ki je urejena v internih pravilih glede varnosti podjetja ARMAL.

Videoposnetki se redno presnemavajo ter se s tem samodejno brišejo po 15 dneh od dneva snemanja. Izjemoma se videoposnetki hranijo dlje, če so dokaz v postopkih pred pristojnimi državnimi organi. Izvzeti videoposnetki bodo shranjeni, dostop do njih pa bo izjemno omejen.

Pri sodnih oz. kazenskih postopkih lahko ARMAL uporabi zgornje videoposnetke. Vpogled v osebne podatke v videoposnetkih imajo lahko tudi tretje osebe, obdelovalci podatkov, pogodbeni partnerji podjetja ARMAL, ki so registrirani in usposobljeni za zagotavljanje zaščite ljudi in premoženja in ki nikakor ne uporabljajo navedenih podatkov, temveč skrbijo za varnost osrednjih nadzornih in alarmnih sistemov. Za vse drugo, povezano z video nadzorom, veljajo posebni predpisi, ki urejajo to področje.

 

POSLOVNI PARTNERJI

 

ARMAL ima bazo poslovnih partnerjev, v kateri se obdelujejo tudi osebni podatki fizičnih oseb (v primeru, ko je fizična oseba poslovni partner, npr. obrtniki, arhitekti, fotografi ipd., ali kadar fizična oseba predstavlja pravno osebo, s katero imamo poslovno razmerje: npr. direktorji, dostavljavci, osebe, ki sprejemajo naročila ipd.).

Namen zbiranja osebnih podatkov je predvsem izvajanje pogodb z namenom delovanja pred sklenitvijo pogodbe ter z namenom obveščanja obstoječih in potencialnih poslovnih partnerjev o izdelkih in storitvah podjetja ARMAL ali zaradi potrebe po nakupu določenih izdelkov ali storitev za namen sklepanja pogodb. Poleg navedenih namenov je obdelava osebnih podatkov mogoča tudi za druge posebne namene, vendar vedno po predpisanem uali pa, če je obdelava potrebna za uresničevanje pravic in obveznosti iz poslovnega razmerja.

Podatki, ki se zbirajo, so: ime in priimek, e-naslov, telefonska številka, podatki o funkciji znotraj pravne osebe parterja, številka tekočega računa (IBAN), kadar je poslovni partner fizična oseba, ter drugi podatki, glede na naravo poslovnega razmerja (npr. državljanstvo, članstvo v združenjih, kadar je to pomembno zaradi plačila honorarjev ipd.).

ARMAL zbira podatke od posameznikov, poslovnih partnerjev, ki posredujejo podatke svojih zaposlenih, ali pa iz javno dostopnih podatkov.

Podatki posameznikov, ki so kot fizične osebe v poslovnem razmerju, se hranijo v skladu z veljavnimi zakonskimi predpisi, v primerih, ko smo pooblaščeni, da lahko sami določimo obdobje hrambe, pa jih hranimo do izpolnitve namena, torej največ pet let od prenehanja poslovnega razmerja.

Poslovni partnerji so dolžni svoje zaposlene obvestiti o obdelavi njihovih podatkov s strani podjetja ARMAL, če te podatke posredujejo.

 

OBISKOVALCI MALOPRODAJNIH ENOT ARMAL

 

ARMAL v svojih trgovinah uporablja video nadzor za zaščito ljudi in premoženja, o čemer lahko več najdete v poglavju Video nadzor.

V primeru nakupa naših izdelkov vaše podatke obdelujemo v naslednjih primerih:

  • če kupujete na podlagi predračuna, potrebujemo vaše podatke (ime, priimek, naslov);
  • če plačujete na brezgotovinski način, potrebujemo podatek o vrsti kartice, s katero plačujete, in druge podatke v skladu s pogoji bank, s katerimi imamo sklenjene pogodbe in ki so izdajateljice vaših kartic;
  • če zahtevate dostavo ali montažo kupljenih izdelkov, zahtevamo ime, priimek, kontaktne podatke (telefonsko številko oz. e-naslov) ter naslov za dostavo/montažo;

za namen izpolnitve pogodbe o nakupu, montaži, dostavi.

ARMAL je s partnerji, ki imajo prodajalne, sklenil tudi franšizne pogodbe, v tem primeru vaše podatke obdelujejo tudi naši franšizni partnerji

 

KONTAKTIRANJE POSAMEZNIKOV

 

Na nas se lahko obrnete neposredno v trgovinah, nas pokličete po telefonu, se nam oglasite po pošti, e-pošti, prek družbenih omrežij ali izpolnite kontaktni obrazec na naši spletni strani, in sicer iz več razlogov, na primer za poročanje o razpoložljivosti izdelka, poizvedbe o nekem kupljenem izdelku, z namenom ugovora ali celo pohvale ali kakšnega drugega namena. V teh primerih zbiramo podatke, ki nam jih posredujete, to pa so največkrat ime, priimek in kontakt (telefonska številka in/ali e-pošta) ter vsebina korespondence. Če nas kontaktirate prek kontaktnega obrazca na kateri od naših spletnih strani, bomo od vas prejeli podatke o imenu in priimku, naslovu elektronske pošte in še nekaj drugih podatkov, ki bodo označeni.

V teh primerih osebne podatke zbiramo za namen takojšnjega in individualiziranega odgovora na podlagi vaše zahteve in našega zakonitega interesa, za spremljanje zadovoljstva z našimi izdelki in storitvami, kar je prav tako naš zakoniti interes, ob pritožbi v skladu z Zakonom o varstvu potrošnikov pa tudi zaradi naše zakonske obveznosti.

 

JAVNE OBJAVE

 

ARMAL prek svoje spletne strani, profilov na družbenih omrežjih, oglasov v časopisih in drugih medijih objavlja informacije, ki zanimajo obstoječe, pa tudi potencialne zaposlene, poslovne partnerje, kupce. Takšne objave lahko vsebujejo omejen nabor osebnih podatkov, kot so ime in priimek, funkcija itd.

Pravna podlaga za obdelavo je zakoniti interes, in sicer za namen trženja, pa tudi odgovorov na morebitna povpraševanja. Včasih je podlaga lahko tudi izrecna privolitev posameznika.

Objave so trajne, obdelava pa se ustavi, če se na podlagi ugovora posameznika ugotovi, da je tak ugovor utemeljen, ali če je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, preklical privolitev v primerih, ko je privolitev uporabljena, in sicer na način, ki ga je mogoče izvesti.

 

E-NOVICE

 

ARMAL ima interes pošiljati informacije o svojih izdelkih in storitvah po e-pošti (e-novice). E-novice se pošiljajo:

  • na podlagi zakonitega interesa posameznikom, ki so v kakršnem koli poslovnem razmerju z nami (dosedanji kupci, osebe, ki so pošiljale povpraševanja o naših izdelkih ipd.) ali bi to lahko bili glede na svoj poklic (arhitekti ipd., podatki pa so za ta namen javno dostopni), pri tem pa ima vsak posameznik pravico do ugovora na takšno obdelavo podatkov in
  • na podlagi privolitve v primeru, ko se prostovoljno prijavijo prek obrazca na spletnih straneh ali drugače zaprosijo za prejemanje e-novic, pri čemer ima posameznik pravico kadarkoli preklicati svojo privolitev.

Osebni podatki, ki se zbirajo, so predvsem ime, priimek in e-naslov. Rok za obdelavo osebnih podatkov za namen pošiljanja e-novic je 10 let, ki se šteje:

  • od dneva vzpostavitve poslovnega razmerja z nami, ko se e-novice pošiljajo na podlagi zakonitega interesa,
  • od dneva vaše privolitve, ko se e-novice pošiljajo na podlagi vaše privolitve.

Ne glede na pravno podlago za prejemanje e-novic se lahko kadar koli odjavite z možnostjo za odjavo, ki jo najdete v samih e-novicah. Ob preklicu bomo ustavili obdelavo osebnih podatkov, ki smo jih zbrali v ta namen.

ARMAL lahko za dostavo e-novic uporablja tehnične storitve zunanjih partnerjev.

 

SPLETNA TRGOVINA (WEB SHOP)

 

Pri ustvarjanju uporabniškega računa v spletni trgovini Uredi Dom na spletni strani www.uredidom.hr obdelujemo osebne podatke, ki ste jih vnesli v spletni obrazec: ime, priimek, e-naslov, pri čemer ni treba vpisati spola. V postopku nakupa mora registrirani uporabnik dodatno vnesti naslov za dostavo/račun in kontaktno telefonsko številko.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov je sklenitev in izpolnjevanje enkratne kupoprodajne pogodbe na daljavo. Podatki se uporabljajo za identifikacijo vas kot kupca in za navezavo stika z vami glede dostave, pošiljanja potrdila o sklenjeni pogodbi, računa, potrditve naročila in drugih obvestil, ki so tesno povezane z določenim nakupom.

Vnos in prenos osebnih podatkov in podatkov o številki kreditne kartice sta zaščitena z najvišjimi varnostnimi standardi, ki jih zagotavlja spletni sistem za avtorizacijo kreditnih kartic WSPay v skladu z zahtevami imetnikov kartic in blagovnih znamk kartic ter standardom PCI DSS. Avtorizacija kreditnih kartic in plačilo se izvajata s pomočjo sistema WSPay za avtorizacijo in plačilo s kartico v realnem času.

 

DOSTAVA IZDELKOV

 

Če kupec zahteva dostavo izdelka (bodisi v maloprodaji bodisi z nakupom v spletni trgovini), zahtevamo naslednje podatke: ime, priimek, naslov za dostavo, kontaktne podatke (telefon in/ali e-pošta), ki jih hranimo 5 let od opravljene storitve dostave.

V nekaterih primerih vaše podatke posredujemo tudi dostavnim službam, s katerimi imamo sklenjene pogodbe, za dostavo izdelkov na vašo zahtevo.

 

SERVIS IZDELKOV

 

Če kupec zahteva servis izdelka, se lahko po telefonu obrne na naš servisni center, ob tem pa zbiramo naslednje podatke kupca: ime, priimek, kontaktne podatke (telefon in/ali e-pošta), naslov, če je treba servis opraviti na naslovu kupca, ter podatke o napaki, kar hranimo pet let od opravljene storitve serviserja.

V nekaterih primerih vaše podatke posredujemo tudi zunanjim partnerjem serviserjem, s katerimi imamo sklenjene pogodbe, za servis izdelkov na vašo zahtevo.

 

MONTAŽA IZDELKOV

 

Če kupec zahteva montažo izdelka, zahtevamo naslednje podatke: ime, priimek, naslov za montažo, kontaktne podatke (telefon in/ali e-pošta). Pri opravljanju montaže se lahko nameščen izdelek fotografira v vašem prostoru na podlagi našega zakonitega interesa, za dokazilo o opravljeni storitvi, pa tudi za prikaz drugim potencialnim kupcem (brez navedbe vaših osebnih podatkov). Podatke hranimo pet let od opravljene storitve montaže, medtem ko fotografije arhiviramo trajno.

V nekaterih primerih vaše podatke posredujemo tudi zunanjim monterjem, s katerimi imamo sklenjene pogodbe, za montažo izdelkov na vašo zahtevo.

 

NAGRADNE IGRE/NAGRADNI RAZPISI

 

ARMAL lahko občasno prireja nagradne igre in nagradne razpise. V tem primeru bomo vaše osebne podatke zbirali le, če se odločite za sodelovanje v nagradni igri ali razpisu. Podatki, ki bodo zbrani tako in bodo potrebni za sodelovanje, bodo določeni v pravilih in so lahko različni. Tako zbrani podatki na podlagi svojevrstne pogodbene obveznosti bodo uporabljeni za izvedbo nagradne igre ali razpisa in izbrisani v petih letih po zaključku.

 

SPLETNE STRANI, PIŠKOTKI (COOKIES)

 

ARMAL lahko od obiskovalcev spletnih strani podjetja ARMAL www.armal.hr in www.uredidom.hr pridobi osebne podatke, ki se uporabljajo za namene, za katere so bili posredovani v skladu z informacijami, navedenimi v času zbiranja (ali za očiten namen, ki ga je mogoče izpeljati iz konteksta zbiranja). Uporabniki imajo nadzor nad osebnimi podatki, ki jih vnašajo v spletne obrazce, izjema je lahko samodejna obdelava zaradi piškotkov na spletnem mestu, kot je opisano spodaj.

Na spletnih straneh se lahko naročite na e-novice, nas kontaktirate prek kontaktnega obrazca ali opravite nakup v naši spletni trgovini. V vsakem primeru vi posredujete podatke, ki jih potrebujemo za izpolnitev namena vsakega posameznega primera, pravna podlaga za obdelavo teh osebnih podatkov pa je zakoniti interes ali privolitev, če se od posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, zahteva njegova privolitev.

ARMAL samodejno zbira tudi podatke z računalnika vsakega obiskovalca spletnih strani www.armal.hr in www.uredidom.hr. Podatki z računalnika lahko vključujejo IP-naslov, datum in čas obiska spletne strani, podatke o strojni in programski opremi ter spletnem brskalniku, ki ga obiskovalec uporablja za dostop do spleta, podatke o tem, kateri operacijski sistem ima računalnik obiskovalca strani ter različico aplikacije in jezikovne nastavitve. Zbirali se bodo tudi podatki o klikih na spletnih straneh prek vgrajene kode servisa Google Analytics.

Politika zasebnosti podjetja ARMAL ne zajema načinov ravnanja z informacijami drugih podjetij in organizacij, ki so v nekaterih primerih povezane s spletnim mestom ARMAL, ki lahko uporabljajo piškotke, spletne svetilnike (clear gif) in druge tehnologije, zato vam priporočamo, da se seznanite z njihovimi politikami zasebnosti in pogoji poslovanja. Z uporabo družbenih omrežij, kot so Facebook, Instagram in drugi, sprejemate pravila teh platform, med drugim pravila, povezana z obdelavo osebnih podatkov, zato vam ARMAL priporoča, da se spoznate z njimi.

 

Uporaba piškotkov

 

Za izboljšanje uporabniške izkušnje, merjenje obiska in izbiro obiskovalcev ter prikazovanje prilagojenih oglasov ta spletna stran uporablja »piškotke«. Piškotke lahko omogočite ali onemogočite v vašem spletnem brskalniku.

Kaj je »piškotek«?

 

Piškotek je majhna datoteka, ki jo spletna stran shrani v računalnik ali mobilno napravo obiskovalca. Spletna stran si s pomočjo piškotkov zapomni dejanja obiskovalcev s predhodnih obiskov. Čeprav večina spletnih brskalnikov dopušča uporabo piškotkov, jih lahko uporabnik v vsakem trenutku izbriše ali onemogoči.

Vedno, ko uporabnik odpre določeno spletno stran, strežnik prepozna vrednosti, ki jih je shranil v piškotkih. Piškotki se najpogosteje uporabljajo za identifikacijo obiskovalcev, pomnjenje posebnih preferenc uporabnika, kot pomoč pri vnosu podatkov, ki so vneseni med predhodnim obiskom, zbiranje podatkov za analize in trženjske kampanje.

 

Vrste »piškotkov«

 

Obstaja več klasifikacij in vrst piškotkov.

Piškotki so lahko nujni (pomoč osnovnim tehničnim lastnostim spletnega mesta), analitični (uporabljajo se za analizo uporabe spletne strani) in trženjski (uporabljajo se za spremljanje interesa uporabnikov).

Začasni piškotki (angl. session cookies) se na računalniku shranijo začasno in se samodejno izbrišejo ob zapustitvi spletne strani. Spletna stran z začasnimi piškotki prejme začasne podatke, kot so komentarji ali stanje v nakupovalni košarici. Ti piškotki se zbirajo samo v spletni trgovini www.uredidom.hr.

Trajni piškotki (angl. persistent cookies) ostanejo shranjeni na računalniku uporabnika za določen čas. Z njihovo pomočjo se shranjujejo podatki, kot sta uporabniško ime in geslo, da se uporabniku ob vsakem obisku te strani ni treba ponovno prijavljati. Ti piškotki se zbirajo samo v spletni trgovini www.uredidom.hr.

»Piškotke prve strani« določi spletišče strani, na kateri ste, medtem ko »piškotke tretjih strani« določi zunanja domena (npr. Facebook in Google Analytics). Podatki, zbrani s kodami Google Analytics in Facebook Pixel, se hranijo največ 180 dni.

Obiskovalec strani se lahko v nastavitvah svojega spletnega brskalnika sam odloči, katere piškotke bo sprejel. Če se odločite, da določenih piškotkov ne boste sprejeli, ne boste mogli uporabljati vseh funkcij.

 

Merjenje obiskanosti

 

ARMAL uporablja Google Analytics – orodje za merjenje obiskanosti spletne strani. Če želite temu orodju onemogočiti shranjevanje piškotkov, lahko to storite na naslednji povezavi: Google Analytics – https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

 

Dodatne informacije glede izklopa piškotkov

 

Na voljo je nekaj spletnih strani za onemogočanje piškotkov. Več informacij lahko najdete na naslednjih povezavah:

http://www.allaboutcookies.org/ http://www.youronlinechoices.eu/

Vsak spletni brskalnik ima svoj postopek brisanja piškotkov, tukaj pa navajamo postopke za najpriljubljenejše spletne brskalnike:

Google Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=hr

Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/hr/kb/Brisanje%20kola%C4%8Di%C4%87a

Microsoft Edge: https://privacy.microsoft.com/en-us/windows-10-microsoft-edge-and-privacy

 

KONČNE DOLOČBE

 

Ta Politika zasebnosti je na voljo na straneh www.armal.hr in www.uredidom.hr ter v kadrovskih oddelkih in na prodajnih mestih podjetja ARMAL.